أتيكيت الإيميل أو آداب المراسلة الألكترونية

على الرغم من أن الرسائل البريدية قد انقرضت-إلا في حالات قليلة، إلا أن الكثير لا يدركون أن آداب المراسلة لم تنقرض وهي ما زالت ضرورية حتى عند إرسال بريد ألكتروني أو إيميل

أتحدث عن تجربة حينما أقول أنه يوجد اليوم من يكون على درجة عالية من العلم وذو شهادات، ولا يعرف أساسيات المراسلة الرسمية.

يقول الخبراء في هذا المجال أن سلوكياتك في مراسلاتك لها أثر كبير على سمعتك الشخصية والوظيفية.

هذه بعض النقاط الهامة من خبراء المراسلات الألكترونية:

رسائلك الألكترونية واجهة لك
كل رسالة تؤثر على سمعتك إما إيجابيا أو سلبيا. فلا ترسل رسائل فوضاوية مليئة بالأخطاء الإملائية حتى لا تنعكس على سمعتك. وفي عالم العمل، آراء من يقرأ رسائلك حتما سيكون لها وزنها في الحكم عليك

اجعل نقاشاتك في المواضيع العامة فقط
ألم تسمع عن رسائل خاصة تم مشاركتها عبر الإنترنت وفضح أصحابها؟ إسأل نفسك إن كان موضوع النقاش الذي تكتبه موضوعا خاصا يجب أن يذكر في مكان مغلق أم يمكنك كتابته على جدارية أخبار الشركة ليقرؤها الجميع؟

جوديث كالوس مؤلفة " تسهيل أتيكيت الإيميل"

عرّف بنفسك بإيجاز
لا تعتقد أن من تراسله يعرفك أو يتذكر حين قابلته مرة واحدة، فإذا شعرت أن المرسل إليه قد لا يتعرف عليك من عنوانك البريدي فقم بالتعريف بنفسك وماهية علاقتك به أو سبب مراسلتك له. بإيجاز.

بيجي دونكان أخصائية في الإنتاجية الشخصية ومؤلفة كتاب "تغلب على تراكم البريد بتعلم عادات أفضل"

لا تكتب رسالة أثناء غضبك
من أكبر أخطاء المراسلة، كتابة رسالة أثناء تأجج مشاعر الغضب، مثل إيصال أخبار سيئة أو فصل موظف أو عميل أو التعبير عن غضبك أو تعنيف شخص ما أو ذكر رأيك في أشخاص (خاصة لو كان رأيا ليس إيجابيا). ولكن كون البريد الألكتروني أقل رسمية في نظرنا، فالكثير يقع في هذا الفخ. تذكر دائما أن الرسائل على الانترنت تبقى للأبد*.

ليندزي بولاك، خبيرة مكان العمل والوظائف ومؤلفة "الانتقال من الجامعة إلى المستقبل الوظيفي"

حدّ من استخدام علامات التعجب
عدد علامات التعحب المقبولة في رسائل العمل: واحدة!
والإكثار منها يجعلك تبدو طفوليا وغير محترف- بولاك

كن حريصا على المعلومات والسرية.
لا تتناقل معلومات سرية في الرسائل الألكترونية مثل معلومات مالية أو تفاصيل صفقات تجارية حساسة جدا. فإذا وقعت الرسالة بيد غير أمينة ستجد نفسك في وضع سيء وقد تُقاضى قانونيا بسببه.

بيتر بويت، مدير إدارة مركز البيرلنقتون.

خذ الوقت اللازم في الإجابة على الرسالة
ليس من الضرورة الإجابة على الرسائل فور وصولها إليك، إلا إذا كانت طبيعة عملك تحتم ذلك، واعتمادا على الشخص المرسل ونوع الرسالة. لكن في العادة الإجابة خلال 24-48 ساعة أمر معقول.

دونكان

 امتنع عن إرسال إجابات قصيرة جدا
ردودا مثل "حسنا" أو "شكرا" لا تدفع المحادثة للاستمرار.

دونكان

تجنب استخدام الاختصارات الشائعة في لغة المحادثات النصية والإيموجي والكلمات والعبارات العامية
فهي غير مقبولة أبدا ولا مكان لها في رسائل العمل، وهي تسيء لمظهرك كمحترف

دونكان

حافظ على نظافة رسائلك
تجنب الإكثار من الردود والذي يتسبب بوجود رسائل كثيرة مرفقة وصعوبة فتح الرسالة وقراءتها
بإمكانك حذف الرسائل السابقة أو بدء رسالة جديدة بعد حوالي ثمانية ردود حتى لا تتراكم الرسائل السابقة
وذلك يشمل العناوين الكثيرة أيضا

دونكان

كن واضحا في خانة موضوع الرسالة
الكثير ممن تراسلهم يحصلون على مئات الرسائل يوميا، فمن الضروري الوضوح والاختصار في موضوع الرسالة. وتذكر أن الرسائل ذات العناوين المبهمة أو غير الواضحة أو الغزلية/فكاهية مآلها سلة المحذوفات. ولا تنسى تدقيق عنوان الرسالة لغويا كما تقوم بتدقيق محتواها أيضا

تفادى العناوين التي تبدو كالرسائل التجارية المزعجة SPAM

جوديث كالوس

المرفقات
لا ترفق أكثر من ملفين مع الرسالة الواحدة، وتأكد من وضوح أسماء المرفقات للمرسل إليه. فإذا كنت قد حفظت الملف على جهازك باسم مفهوم بالنسبة لك مثل "ب476"، فقم بتغييره لإسم مناسب قبل إرساله.

الردود
كن حريصا عند إرسال رد أن لا تخطئ بالنقر على "الرد على الجميع"، وقد فعلها الكثير فلا تعتقد أن ذلك من المستحيلات

لا تنسى وجود الهاتف
بعض المواضيع تفاصيلها كثيرة وتحتاج لنقاش يطول والأفضل في هذه الحالات الاتصال بالهاتف وانهاء جميع بنودها بوضوح تام. وأيضا تجنب التعامل مع حالة مستعجلة عن طريق الرسائل الألكترونية مثل إلغاء اجتماع أو مقابلة في وقت متأخر. ولا تلجأ للرسائل الألكترونية في إيصال أخبارا سيئة أو كارثية للمتلقي، يفضل المحادثة بالهاتف في هذه الحالة، إلا إذا احتجت لإيصال الخبر لمجموعة كبيرة.

دونكان

أهمية الرسالة
قرر أهمية رسالتك بمنطقية. لا تكثر من استخدام عبارات مثل "هام جدا" و"عاجل" حتى لا تؤدي إلى عدم الإكتراث من المرسل إليهم.

دونكان

خير الكلام ما قل ودل
الرسائل الطويلة باتت في الماضي.
اختصر الكلام ورتب النص بطريقة تساعد على القراءة
انظر إلى رسالتك قبل إرسالها، هل تبدو للقارئ متعبة أم خفيفة للقراءة؟
   - استخدم النقاط المختصرة الواضحة
   - وضع الغرض من الرسالة من خلال أول جملتين

بولاك

اعرف جمهورك
يجب أن يكون أسلوب كل من الاستفتاح والتحية الختامية مناسبان للقارئ (تختلف بالنسبة لزميل عمل أو مدير أو عميل إلخ)
واستخدم الأسلوب المناسب في الرسالة أيضا
بولاك

دائما انه الرسالة بتوقيع/ختم
ليتمكن القارئ من التواصل معك تأكد من وجود معلومات الاتصال بك في نهاية الرسالة.

عنوانك البريدي
لا تستخدم عنوانا بريديا غير لائق للعمل
قد تكون اخترت عنوانا فكاهيا أو بطوليا في أول عنوان بريدي وضعته وأنت طالب في المدرسة، وقد آن الأوان لإنشاء عنوانا جديدا يليق بك في عالم الجامعة والعمل
سوزان الخضير

* وأضيف، كذلك الصور! فكن حريصا على عدم وضع صورك وصور عائلتك على الانترنت



ترجمة من مقال 25Tips For Perfecting Your E-mail Etiquette